1. APRESENTAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
Este manual de procedimentos tem o objetivo determinar as diretrizes básicas e necessárias à padronização de todos os serviços executados dentro da Biblioteca. Espera-se, dessa forma, compartilhar e tornar transparente o funcionamento de um espaço importante e decisivo na formação de irmãos da Loja Campos Salles.
A organização é feita através de:
- Atividade meio: serviços técnicos de preparação material.
- Atividade fim: referência e empréstimo.
A biblioteca é organizada com o objetivo de oferecer a todos os usuários rápido acesso à informação.
2. SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DE FUNDO DOCUMENTAL
O material livro e não livro tendo em conta as sugestões emanadas dos vários irmãos da loja e as necessidade sentidas pela equipe da Biblioteca que esta e contato direto com os utilizadores.
O processo de aquisições desenrola-se de acordo com o orçamento e os procedimentos administrativos da Loja Campos Salles - 5565.
Assim, os irmãos Administradores da Biblioteca preenchem um documento existente para o efeito, onde indicam o título do documento, a quantidade e o preço. Este documento é analisado pelos Gestores da Biblioteca que emite um parecer favorável ou não à aquisição dos materiais.
Os Administradores podem também elaborar projetos, que permitem aumentar o número de aquisições.
A seleção dos documentos é realizada com base na consulta de catálogos de editores (em suporte papel ou eletrônico), e visitas a livrarias e feiras do livro. Ao selecionar-se o fundo documental são tidos em conta os seguintes aspectos: exatidão e atualidade da informação, rigor científico, interesse do assunto, e ainda aspectos econômicos.
A aquisição pode ser feita também através de doações e permutas com outras bibliotecas
3. PROCEDIMENTOS PARA TRATAMENTO TÉCNICO
3.1 Verificação
Quando o documento entra na Biblioteca, e antes de se iniciar o tratamento propriamente dito, deve proceder-se à verificação (estado de conservação, atualidade, se não faltam páginas, a qualidade da impressão, etc.).
3.2 Carimbagem
Todo o documento ou midia que dá entrada na biblioteca, qualquer que seja a sua natureza, deve ser carimbado. O carimbo funciona como uma marca de posse, e têm regras para a sua colocação:
· Carimbo de Posse - com o logo da Loja Campos Salles;
· Carimbo de Registo - com a identificação da Loja Campos Salles eespaço para o nº de registo e data de entrada;
Nunca um carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página em que possa lesar a mancha de tipográfica; sempre que a página seja ilustrada, o carimbo deverá ser colocado na página imediatamente anterior ou seguinte, evitando a carimbagem sobre ilustrações
Existem zonas específicas ou zonas recomendadas para carimbar, a saber:
3.2.1 Documentos impressos: monografias
- São Carimbados com o carimbo de Posse e Registro:
Carimbo de Posse:
- numa das páginas do interior (normalmente a meio do livro)
e na última página, no canto inferior direito.
Carimbo de Registro :
- na página de rosto (canto inferir direito)
- As obras, com folhas plastificada, ou material em que a tinta
não adere, o carimbo é efetuado numa etiqueta que deve
ser colocada no local estabelecido para carimbar.
3.2.2 Documentos impressos: publicações periódicas
- São carimbadas apenas com o carimbo de Posse e da
seguinte forma:
Revistas – na página de sumário.
Jornais – Junto ao título
3.2.3 Material não livro: CDs, CD Roms, DVDs e Cassetes Video
- São carimbadas apenas com o carimbo de Posse e da
seguinte forma:
Na contracapa e no próprio documento.
No próprio documento será colocada uma etiqueta com o
Carimbo de Posse.
3.3 Registro
Após ser carimbado, todo o documento deve ser registrado com uma numeração sequencial de ordem de entrada.
O registro é uma operação administrativa que tem como objetivo inventariar todo o tipo de documentos que constituem o fundo documental de uma biblioteca.
Antes de se proceder ao registro o documento deve ser analisado para se verificar se é necessário o seu registro, ou se é uma publicação efémera e sem interesse para o qual será suficiente, apenas, o carimbo da instituição.
1. Cada obra tem o seu registro;
2. Várias exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes;
3. No caso de uma obra ser publicada em vários volumes, todos terão um nº de registro diferente;
4. Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente. No entanto far-se-á um apontamento nas observações do sistema.
O número deverá não só estar inscrito no sistema como também no próprio documento.
As publicações periódicas serão registradas em fichas, adaptadas para o efeito. A cada ficha corresponderá um título.
As fichas devem ordenar-se alfabeticamente. O conjunto de fichas ordenadas constitui o catálogo de publicações periódicas.
3.4 Catalogação, classificação, indexação e cotação
Catalogação
Define-se a catalogação como a operação que consiste na descrição dos dados bibliográficos associados a um documento (descrição física deste), com a finalidade de o identificar para posterior recuperação. Para a concretização dessa descrição serão usadas as ISBDs (International Standard Bibliograph Description), que estabelece os elementos necessários para descrever e identificar um documento, a sua ordem na descrição bibliográfica, o conhecimento das fontes de informação donde se retiram os elementos e um sistema de pontuação aplicável a essa descrição.
Para que uma futura permuta de informações bibliográficas fosse possível a catalogação automatizada é feita com um software em formato UNIMARC, sendo este um sistema de códigos internacionais que permitem a legibilidade de dados bibliográficos registrados em suporte eletrónico e que está conforme a norma ISO 2709. Este formato segue as normas de descrição bibliográficas internacionais.
Classificação
A classificação tem o objetivo de estabelecer o lugar do livro por assunto dentro do acervo. Na Biblioteca Campos Salles os livros foram classificados, utilizando-se a Classificação Decimal de Dewey, CDD.
Os registros sonoros são classificados com base na Classificação de Registros Sonoros – BDVP (bibliotecas e discotecas da cidade de Paris). Para o efeito será criada uma tabela de classificação simplificada da BDVP.
Os registros audiovisuais são classificados com base na Tabela de Classificação da FIAF (Federação Internacional de Arquivo de Filmes)
Indexação
A indexação é um procedimento que consiste em identificar e descrever o conteúdo de um documento através de palavras-chave (descritores).
Os descritores são termos obtidos com o auxílio de um Thesauro, de modo a assegurar um caráter universal, com o objetivo de recuperá-los posteriormente.
A indexação desenvolve-se nas seguintes etapas:
Tomar conhecimento do conteúdo através de uma leitura rápida (em diagonal) sem esquecer as ilustrações. Para este primeiro nível de análise existem zonas do documento que de imediato fornecem pistas, tais como a capa, onde o título poderá ser mais ou menos equívoco, e a contracapa e badanas, onde se poderá encontrar o resumo da obra ou excertos de comentários críticos, a página de rosto e o índice.
1. Determinar o assunto principal do documento. Numa segunda leitura mais detalhada relevar as noções mais específicas e determinar a pertença do documento a uma área específica do saber. Segue-se nessa perspectiva de aprofundamento a procura de elementos na introdução e na conclusão assim como nos subtítulos dos capítulos, e a análise detalhada de algumas das páginas.
2. Identificar os elementos do conteúdo que devem ser descritos e retirar os termos (palavras-chave) correspondentes.
3. Verificar se estes termos são adequados;
4. Converter os termos da linguagem natural em linguagem documental;
5. Verificar a pertinência dos termos escolhidos;
3.5 Cotação e Arrumação nas estantes
Cota
Após a classificação e catalogação dos documentos são cotados.
A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes e a posterior recuperação por parte do utilizador.
A cota é atribuída da seguinte forma:
Material Livro
Uma notação numérica da CDD simplificada;
Ex.: 366.12.5 (Maçonaria, Rito, Rito de York)
As três primeiras letras do apelido do autor ou, no caso de obras anônimas ou com mais de três autores expressos, as três primeiras letras do título.
Depois de ser atribuída uma cota a cada documento, aquela inscreve-se numa pequena etiqueta que se cola na lombada do documento a 1 cm da base e sobre a qual é colocada uma pequena etiqueta plástica autocolante incolor (para proteção da cota).
A cota é escrita também, a lápis, no carimbo composto aposto na contra capa do documento, o qual contempla um pequeno espaço para o efeito.
Material Não-Livro
Para o material multimidia e audiovisual serão colocadas as seguintes informações:
1. Tipo de material (CD-Rom; VHS; DVD; CD-Áudio);
Notação simplificada do sistema de classificação adaptado conforme o
tipo de documento (CDU e FIAF – audiovisuais; BDVP- registos sonoros).
2. As três primeiras letras do apelido do autor ou do título (conforme o caso especifico).
A cota é escrita também, a lápis, no carimbo composto colocado na
contracapa do documento.
Etiquetas
Catalogadas e classificadas as obras são etiquetadas. As etiquetas são emitidas através do sistema BIBLIOTECA FACIL.
Estas devem ser coladas na lombada do livro.
Servem para que seja encontrado o número de classificação, ou seja, o assunto e o autor:
340 assunto segundo a CDD H345i Cutter do autor e primeira letra do título
3.6 – Arrumação
Depois de todo o tratamento o documento deverá ser arrumado em local próprio, consoante o seu tipo, seguindo um critério temático de acordo com a indexação e com a organização do espaço físico da Biblioteca.
Para o documento ser arrumado deve ter tido o tratamento técnico acima descrito: carimbagem, registro, catalogação, classificação, indexação e cotação.
A arrumação é feita por assuntos, por ordem alfabética e em modelo de livre acesso.
Material Livro
As etapas para a arrumação são as seguintes:
1) Identificar os grandes temas dos documentos entrados na Biblioteca;
2) Seguir as grandes divisões da CDD;
3) Produzir títulos, que servirão para identificar as estantes e prateleiras;
4) Os documentos são arrumados pela cota e alfabeticamente.
As estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDD, e dentro delas, podem ser feitas as subdivisões que se considerem necessárias.
A colocação de fundos nas estantes obedece ainda ao seguinte critério: da esquerda para a direita e de cima para baixo.
Material não-livro
Os documentos audiovisuais (cassetes vídeo e áudio, DVDs, CDs e CD-Rom) encontram-se arrumados em armários fechados, para não serem manuseados diretamente pelo utilizador.
Apenas as caixas estarão expostas, em expositores identificados por temas, para que o utilizador possa escolher o que pretende.
As VHS, CD-Roms e os CDs áudio, são separados por temas e arrumados por ordem alfabética tendo sempre em conta os elementos indicados na cota.
Material acompanhante
O material acompanhante deverá manter-se-á junto do documento impresso correspondente.
4 – DESBASTAMENTO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Desbastamento é o processo pelo qual se retira do acervo ativo, títulos e/ou exemplares, partes de coleções, quer para remanejamento ou para descarte. Deve ser um processo contínuo e sistemático, para manter a qualidade da coleção. O desbastamento da coleção deverá ser feito de acordo com as necessidades e com a apreciação da Comissão da Biblioteca
4.1 – Critérios para Descarte de Livros
Os livros serão descartados conforme critérios de utilização e integridade física do material, conforme avaliação que será efetuada de dois em dois anos, observando:
Inadequação
Documentos cujos conteúdos não interessam à Loja, incorporados ao acervo anteriormente, sem uma seleção prévia e/ou escritas em línguas pouco acessíveis.
Desatualização:
Este critério se aplica principalmente aos documentos cujos conteúdos já foram superados por novas edições. Entretanto, para aplicação deste critério, deve-se levar em consideração, principalmente, a área de conhecimento a que se refere a obra.
Condições Físicas (sujas, infectadas, deterioradas ou rasgadas): após rigorosa análise do conteúdo e relevância do documento, se for considerado de valor e não disponível no mercado para substituição, deverá ser recuperado. Quando houver possibilidade de substituição e o seu custo for inferior ao da recuperação, será feita a aquisição e o documento descartado.
Duplicatas
Número excessivo de cópias de um mesmo título em relação à demanda.
Itens valiosos e clássicos
Há muitos princípios para orientar o processo de descarte, e há que destacar que itens valiosos, clássicos, não podem ser dispensados, sendo importante ouvir a opinião de usuários e especialistas antes de optar-se pelo descarte
Documentos institucionais
Quanto ao material produzido internamente na instituição é aconselhável verificar se é sigiloso ou se é a única cópia existente. Material sigiloso que pode ser descartado, deve ser incinerado. No caso de ser a única cópia existente é importante pensar na memória local.
4.2 - Critérios para descarte de periódicos
Os critérios para descarte de periódicos serão descritos através de uma Tabela de Temporalidade, por ser um tipo de material com características diferenciadas. Os prazos, de acordo com a observação de uso, poderão ser alterados mediante acordo entre o responsável pela Biblioteca e o comitê da biblioteca
Outros critérios deverão ser observados:
1. Periódicos de divulgação geral e/ou de interesse temporário;
2. Periódicos recebidos em duplicata;
3. Periódicos recebidos em duplicata;
4. Condições físicas inadequadas.
5. Jornais serão descartados mensalmente.
6. Periódicos com repertório de jurisprudência e doutrina, serão descartados em casos específicos com a devida justificativa;
4.3 - Critérios para descarte de CD-ROM, DVD, fitas de vídeo e outros materiais não-convencionais
Multimeios e outros serão descartados conforme critérios de utilização e integridade física do material, conforme avaliação que será efetuada de dois em dois anos.
5 - REPOSIÇÃO DE DOCUMENTOS
Os documentos desaparecidos não serão repostos automaticamente. A reposição deverá ser baseada na demanda, importância e valor do título.
Em casos de dúvida, a reposição será submetida à apreciação da Comissão de Biblioteca/Bibliotecário(s).
6 – CUIDADOS COM LIVROS
Considerando-se os livros e o material bibliográfico em geral um valioso patrimônio que deve ser preservado e conservado, para a sua melhor utilização, algumas instruções úteis são indicadas a seguir.
6.1 - Medidas preventivas:
Armazenagem:
1. Dispor os objetos em local afastado das paredes, ordenados verticalmente, sem acúmulo
excessivo.
2. A luminosidade adequada (penumbra), ventilação e limpeza são indispensáveis
Temperatura:
1. A temperatura aconselhada é de 22 graus C
2. Em nenhum caso ultrapassar 25 graus C
3. Observar que a temperatura seja constante. Uma temperatura excessiva faz com que as fibras de celulose percam as suas propriedades: Elasticidade, Flexibilidade e Resistência
Umidade:
1. A umidade relativa não deve ultrapassar 60%
2. Os níveis de umidade devem ser constantes
3. Os documentos devem ficar afastados de encanamentos ou caixas de água É interessante manter o ambiente dos depósitos de documentos com circulação de ar permanente
4. O excesso de umidade faz com que as fibras de celulose percam a resistência
Luz:
1. Má iluminação pode produzir alterações cromáticas e fotoquímicas
2. Iluminação ambiental de 50 watts é a correta
3. Evitar incidência perpendicular de luz sobre o documento
4. A luz artificial mais utilizada é a fluorescente (fria, rica em infravermelhos e de baixo custo), previamente tratada com filtros, de modo a baixar os níveis de radiação
5. Não utilizar luz ultravioleta
6.2 - Agentes degradantes:
Animais bibliófagos:
1. Insetos (cupim, traça-dos-livros, formiga branca) e roedores
2. Produzem perfurações, erosões superficiais, buracos, manchas, excrementos que provocam alterações químicas
3. Microrganismos bibliófagos:
4. Os mais importantes são fungos e bactérias
5. Reprodução por esporos ou por contato
6. Proliferação favorecida por:
7. Temperatura (+ 25 graus C)
8. Umidade relativa (+ 70%)
9. Processos químicos na confecção do documento
10.Alterações cromáticas e químicas que destróem as fibras de celulose e de proteínas
O Homem:
1. Destruição por fanatismo religioso ou político
2. Roubos
3. Falsificações
4. Reciclagem (reaproveitamento)
5. Contaminação
6. Restauração e conservação sem conhecimento técnico
Fogo:
1. As prateleiras e o mobiliário complementar não devem ser inflamáveis
2. Pode decorrer de mudanças bruscas de temperatura e umidade
3. Ressecamento das fibras
4. Possível carbonização total
5. Mudanças cromáticas no suporte
6. Aparecimento de pó e cinza
7. Desaparecimento de força e resistência mecânica
7. DIFUSÃO DA INFORMAÇÃO - Blog da Biblioteca
O Blog da Biblioteca Campos “bibliotecacampossalles.biogspot.com” , que pretende promover o marketing bibliotecário, por meio de divulgação de informações que agreguem valor aos seus usuários. Esse blog é composto de notícias, utilidades, curiosidades, dicas de leitura, novas aquisições, produtos e serviços , obras mais locadas, cursos e eventos.
8. INTERCAMBIO ENTRE BIBLIOTECAS
Realizamos intercâmbio de publicações periódicas com varias bibliotecas maçônicas, dentre elas destacamos :
· Biblioteca do Grande Oriente de São Paulo (GOSP)
· Biblioteca da Grande Loja Maçonica do Estado de São Paulo (GLESP)
9. LINK PARA O CONHECIMENTO
Promoção da divulgação dos produtos e serviços da Biblioteca, utilizando estratégias de marketing que possibilitem maior integração entre o setor e os seus usuários. Espera-se atingir os usuários que conhecem e não utilizam a biblioteca e aqueles que não conhecem e por isso não utilizam os serviços da mesma. Consiste na divulgação, por meio de banners, folders e contato pessoal, dos produtos e serviços que a Biblioteca oferece.
10. INFORMATIZAÇÃO
A biblioteca Campos Salles está totalmente informatizada através do sistema BIBLIOTECA FACIL.O sistema BIBLIOTECA FACIL é um sistema de gerência de biblioteca com cadastro de leitores, editoras, autores, classificação literária e livros. Gerencia empréstimos, reservas, renovações e devoluções de livros. Controla o acesso através de senhas, com opção de restringir o acesso a algumas funções do sistema;